Quy trình tổ chức một lễ khởi công chuyên nghiệp
Lễ khởi công là một sự kiện quan trọng không chỉ với chủ đầu tư dự án mà cả các bên thầu, xây dựng. Lễ khởi công có ý nghĩa không chỉ về mặt tâm linh mà cả truyền thông hình ảnh dự án đó. Việc tổ chức một lễ khởi công thành công là cả một quy trình chuẩn bị kỹ lưỡng nhiều khâu.
Cùng Iparty tìm hiểu quy trình tổ chức một lễ khởi công diễn ra như thế nào nhé! Lưu ý đây là quy trình căn bản, tùy theo quy mô thực tế sẽ có đôi chút thay đổi.
Quy trình tổ chức một sự kiện dự án khởi công
Xác định mục đích của sự kiện
Tổ chức lễ khởi công như là một việc cần làm để thông báo đến các thần linh. Ông bà ta vẫn thường nói “Đất có thổ công, sông có hà bá” chính là vậy. Tổ chức một nghi lễ khởi công chính là mong muốn nhiều điều thuận lợi, tốt lành với dự án.
Tổ chức lễ khởi công nhằm tạo hình ảnh truyền thông tới công chúng. Xây dựng hình ảnh tin cậy, minh bạch về dự án giúp chủ dự án kêu gọi được nhiều nhà đầu tư.
Ví dụ dự án xây dựng chung cư tạo sự tin cậy giúp chủ đầu tư có thể bán căn hộ trong tương lai.
Xác định mục đích sự kiện rất quan trọng, giúp các bước triển khai sau này hướng tới mục đích cuối cùng.
Xác định quy mô, thời gian sự kiện diễn ra
Tùy theo quy mô đầu tư dự án mà dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Với những dự án lớn cần thu hút nhiều nhà đầu tư, khách hàng mới việc tổ chức sơ sài sẽ làm hình ảnh dự án xấu đi.
Xác định thời gian tổ chức sự kiện cũng vô cùng quan trọng. Với văn hóa Phương Đông, thời gian tổ chức lễ khởi công được các chủ thầu xem trọng để chọn ngày giờ tốt cử hành nghi lễ.
Lên danh sách cần chuẩn bị
Danh sách khách mời
Dựa vào mục đích dự án: bán bất động sản, căn hộ,.. lựa chọn các khách hàng, đối tác mục tiêu đến với sự kiện.
Khách mời có thể là khách hàng, đối tác cũ của chủ đầu tư. Hoặc là danh sách khách hàng tiềm năng thông qua quảng bá dự án ở các kênh marketing.
Xin giấy phép cần thiết
Với các sự kiện có quy mô, tổ chức đông người hoặc treo băng rôn quảng cáo thông báo lễ khởi công dự án cần phải xin giấy phép tại cơ quan có thẩm quyền. Liệt kê các giấy phép cần phải xin để dự trù thời gian làm thủ tục.
Chương trình sự kiện lễ khởi công
Chương trình tổ chức lễ khởi công sẽ bao gồm từ khâu chuẩn bị cho đến kịch bản chương trình. Lưu ý cần ghi rõ thời gian thực hiện và hoàn thành. Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho các khâu. Phân bổ kinh phí cho các khâu của chương trình.
Lên kế hoạch cụ thể để theo dõi sát sao quá trình thực hiện chương trình sự kiện.
Set up
Thời gian từ khi lên kế hoạch thực hiện chuẩn bị cần trước ngày tổ chức lễ khởi công thường 1-2 tháng.
Ở bước set up lễ khởi công thường diễn ra trước ngày lễ khoảng 1 tuần để thực hiện, hoàn thiện và dự trù rủi ro.
Set up sự kiện sẽ bao gồm:
- Dọn dẹp khu tổ chức lễ khởi công
- Thiết kế và lắp ráp backdrop, màn che.
- Bố trí thiết bị âm thanh,ánh sáng, trang trí sân khấu, bục phát biểu, bàn ghế, quầy lễ tân,..
- Chuẩn bị các dụng cụ cho buổi lễ: xẻng, mũ bảo hộ, bao tay,..
- Liên hệ với các bên nhân sự sự kiện chuẩn bị tiết mục, thử âm thanh ánh sáng cho chương trình
Ở bước set up cần sự giám sát làm việc giữa hai bên chủ đầu tư và bên thi công để thống nhất và xử lý công việc
Vận hành sự kiện
Sau quá trình chuẩn bị nhiều ngày, điều mong chờ nhất đó là sự kiện diễn ra suôn sẻ, tạo những thành quả bước đầu.
Trước ngày lễ khởi công diễn ra, cần liệt kê lại các khâu chuẩn bị để bổ sung kịp thời. Tránh các thiếu sót làm ảnh hưởng ngày lễ. Trong ngày lễ, các bước thực hiện sẽ diễn ra theo kịch bản thống nhất giữa các bên. Phối hợp, ăn ý nhịp nhàng để sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Tổng kết
Trên là quy trình tổ chức một lễ khởi công đầy đủ. Việc đi vào chi tiết từng hạng mục phụ thuộc vào quy mô và mục đích của mỗi dự án.
Nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một đơn vị tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp với chi phí tối ưu nhất. Hãy tham khảo dịch vụ tổ chức lễ khởi công bên IP chúng tôi. Đơn vị hơn 10 năm kinh nghiệm trong tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ. Liên hệ Hotline 0705. 820. 890 để được tư vấn nhanh nhất.
Trả lời